出版健康保険組合

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出版健保のご案内

個人情報の取り扱いについて

個人情報の取り扱いについて

出版健康保険組合では、被保険者とその家族の方々の個人情報を資格取得等届出書、保険診療、保健事業(診療、健康診断、保健指導・相談、保養・運動施設利用、スポーツ行事ほか)などで取り扱っています。

平成17年4月1日から個人情報保護法の施行に当たりましては、当健保組合の業務に携わる者すべてが個人情報を適正かつ安全に取り扱ってまいります。

従来においても健保組合は、個人情報の守秘義務が課せられておりましたが、法律施行の指針に沿って、プライバシーポリシーを作成いたしました。

これをふまえて被保険者のみなさまからの信頼に応えるよう個人情報保護に万全を尽くすとともに、安全管理に努めていきます。

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

当組合では、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)の個人に関する情報(以下「個人情報」という。)の保護を適切に行っていくために、次の方針に従い取り扱ってまいります。

  • 個人情報の保護に関する組合の「個人情報保護管理規程」を制定するとともに、個人情報保護法及び関係する法令等を遵守します。
  • 組合は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対する問い合わせ及び開示、訂正、削除を求められたときは、健康保険法等の法令及び個人情報保護管理規程等に従い対応いたします。
  • 次のような適正な管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。

    (1)個人情報保護の管理責任者の選任による責任の所在の明確化

    (2)個人情報の漏えい、破壊、紛失、改ざん、誤用等を防止するための厳重なセキュリティ対策の実施

    (3)安全な環境下で管理するための個人情報データベースのアクセス制限の実施

    (4)個人情報の保護についての職員教育の徹底

  • 組合は、個人情報の収集にあたり、加入者に対し、収集目的を明らかにし、収集した個人情報は、利用目的のみで使用し、個人番号については、番号法で定められた利用範囲のみで利用いたします。第三者への個人情報の提供については、利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、本人の同意なく提供いたしません。また、個人番号を含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、番号法で定められた利用範囲における業務を委託する場合を除き、提供いたしません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。

    (1)法令に基づく場合

    (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合

    (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合

    (4)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

  • 利用目的遂行のために業務を委託する場合、個人情報の取り扱いに関する委託先の適正な管理及び監督を行います。
  • 組合は、組合の個人情報データベースに保管されている加入者の個人情報をできる限り正確、完全、最新に保つために、加入者からの請求により速やかに訂正等を行います。
  • 保有個人データの開示請求について
  • 個人情報の取り扱い及び管理についてのお問い合わせは、下記組合窓口で受け付けます。
     本部 03-3292-5009 企画部(ダイヤルイン)
     支部 06-6944-4300 総務課
  • この基本方針及び個人情報保護管理規程等は、継続的に見直し、改善に努めます。

健康保険組合等の通常業務で想定される主な利用目的

  • 被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 被保険者資格の確認、被扶養者の認定並びに健康保険被保険者証の発行管理
    • 保険給付及び付加給付の実施
    • 番号法に定める利用事務

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • 高額療養費及び一部負担金還元金等の自動払いにおける健保口口座(事業主)への支払い
    • 柔道整復師等に係る療養費の審査・支払いの委託
    • 第三者行為に係る損保会社等への求償
    • 健康保険組合連合会の高額医療給付の共同事業
    • 番号法に定める情報連携
    • 被保険者等の資格等のデータ処理の外部委託
  • 保険料の徴収等に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 標準報酬月額及び標準賞与額の把握
    • 健康保険料、介護保険料、調整保険料の徴収
  • 保健事業に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
    • 特定健診、保健指導の実施
    • 健康増進施設(保養施設等)の運営
    • 健康づくりのための各種スポーツ大会等の実施・報告
    • 組合事業の啓蒙を図るための広報

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • 特定健診、保健指導の実施状況管理及び国への報告
    • 医療機関等への健診・保健指導の委託
    • 健康増進施設(保養施設等)の運営の委託
    • コラボヘルスの一環である健診結果の事業者への提供
    • 広報誌の配送の外部委託
    • 医療費適正化のための被保険者等への医療費通知
    • 健診データの処理等の外部委託
    • 健康づくり等のための健康保険組合連合会主催・(社)東京都総合組合保健施設振興協会主催の共同事業
  • 診療報酬の審査・支払に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • レセプトデータの内容点検・審査の委託
    • レセプトデータの処理等の外部委託
    • 地方自治体からの医療助成制度に係るレセプト内容の照会
    • 地方自治体医療助成制度該当者の高額療養費代理受領分の確定額照会と支払
  • 健康保険組合の運営の安定化に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 医療費分析・疾病分析
    • 傷病(負傷)原因等の照会
    • 後発医薬品使用促進

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • 医療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
    • 後発医薬品使用促進通知作成等の外部委託
    • 健康保険組合連合会本部における医療費分析事業への参画
  • 診療所の運営に必要な利用目的

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 医科・歯科診療

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • 療養の給付等に関して費用を請求する場合における審査支払機関への診療報酬請求書・明細書等の提出
  • その他

    〔健保組合等の内部での利用に係る事例〕

    • 健康保険組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
    • 福利厚生事業に関する配布先データの作成

    〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕

    • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談又は届出等
    • 出版健保サービスが行う一般用薬品の斡旋・がん保険等の募集案内の配布対象者データの提供
  • 特定個人情報 番号法第19条第7号において定められた他の医療保険者又は行政機関(以下「他機関」という。)との情報連携における利用目的

    〔組合の事務処理執行の為、他機関より情報を受ける場合〕

    • 傷病手当金、高額療養費等保険給付審査事務に係る給付情報等
    • 高齢受給者負担区分判定等に係る課税・非課税情報
    • 被保険者資格取得事務に係る他機関における資格情報
    • 被扶養者認定事務に係る課税・非課税、住民票関係情報等

    〔他機関の事務執行の為、組合が情報を提供する場合〕

    • 高額療養費、出産、葬祭関連給付等、他機関の給付事務に係る組合における保険給付関連情報
    • 資格取得、被扶養者認定等、他機関の資格確認事務に係る組合における資格取得、被扶養者資格関連情報

下記の事項について特段の申し出がない場合は、皆様の同意が得られたものとさせていただきます。

  • 高額療養費・付加給付を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること
  • 医療費通知を世帯ごとにまとめて行うこと
  • 保険給付金支給決定通知書を事業主に送付すること

個人情報の利用目的の公表について

出版健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイダンスにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

  • 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
    • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という。)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
    • 「被保険者資格喪失届」提出の際に、被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保管後に廃棄処分にします。
    • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等に利用します。
    • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    • 医療機関・健診機関や他の保険者(市区町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療または健診受診の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    • 「算定基礎届」、「月額変更届」「賞与支払届」他によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む。)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「公益財団法人 日本生産性本部」に委託しています。
    • 健診受診申し込み者について、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関「一般財団法人 日本健康管理協会」他に渡し、健診結果の送付に利用します。
    • 当組合機関誌を特例退職被保険者並びに任意継続被保険者に配布するため、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、住所データを業者「株式会社 法研」に渡し、各家庭への送付に利用します。
    • 「がん保険」、「医療保険」の募集案内を配布するため、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを業者「インケア 株式会社」に渡し、送付に利用します。
    • 一般用医薬品を特例退職被保険者並びに任意継続被保険者に斡旋するため、「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、住所データを業者「株式会社 法研」に渡し、送付に利用します。
  • 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
    • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の被保険者証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータ・給付記録(他の保険者含む)を用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
  • レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、 そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、健康保険業務システム業者「公益財団法人 日本生産性本部」にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて 読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納 し、健康保険業務に利用します。
    • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
    • レセプトデータの内容審査・点検業務を審査点検業者「株式会社 社会保険システム研究会」「株式会社 ニチイ学館」「株式会社 医療情報システム」に委託しています。
    • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    • 同様に、高額療養費等の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養費付加金、家族療養費付加金等)の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。なお、柔道整復療養費に係る内容審査・点検業務を審査点検業者「ガリバー・インターナショナル 株式会社」に委託しています。
    • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    • レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者「公益財団法人 日本生産性本部」に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
    • レセプトデータを基に、後発医薬品(ジェネリック医薬品)の使用促進を目的とした「ジェネリック医薬品差額通知書」を発送し、通知書の作成を「株式会社 法研」に委託しています。
    • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社等に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  • 健康診断については、当組合健康管理センター及び健診委託機関(一般財団法人 日本健康管理協会他)で実施します。
    • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てます。
    • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
    • レセプトデータを糖尿病などの受診状況を把握するために用います。それに基づき、受診勧奨の対象者を抽出します。
    • 健康診断データを特定保健指導の初回面談に利用します。
    • 健康診断データを事後指導や個別面談者のリスト作成及び各種教室の参加案内送付対象者抽出に用います。
    • 診療カルテを参考に、状況、服薬の有無を調べ、重症化予防のための面談対象者抽出を行います。
    • 特定保健指導継続支援並びに栄養指導継続支援のために、電子メール、携帯電話を用いた保健指導及び栄養指導を行います。
    • 面談者から聴取した個人情報(病歴、家族構成、食生活、運動状況等)を保健指導及び栄養指導に利用します。
    • 健康診断の結果から特定保健指導対象者を抽出し、保健指導委託業者(株式会社 保健支援センター他)による保健指導を行います。
  • その他保健事業の実施について
    • 各種スポーツ大会の登録選手名簿を各チーム(参加者)に配布します。
    • 保健事業の参加者の写真や感想文に事業所名、氏名を付し、機関誌やホームページに掲載することがあります。
    • 被保険者及び被扶養者の出産費に係る当座の窓口負担に充てる資金の貸付事業を行います。
  • 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿について
    • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 特定個人情報について

    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。

    また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

    (1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。

    (2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、廃棄業者「株式会社 東京クリアセンター」に委託し、溶解処理を行います。また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

特定個人情報保護評価(PIA)

個人情報の共同事業について

個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合は、個人情報保護法第23条第5項第3号において、下記の各項目を被保険者の方々に公表し、特に本人から申し出がない場合は同意が得られたものとみなし、共同利用者に個人情報を提供できることとされています。
当健保組合では次の事業について、個人情報を特定の者と共同利用していますのでお知らせします。

各種健康診断結果等の個人情報の共同利用について

各種健康診断を適用事業所事業主との共同事業として実施し、保有する健康診断結果の個人情報を、次のとおり共同で利用いたします。

  • 共同利用する個人情報の項目
    各種健康診断に係る次の個人情報
    記号・番号、氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、事業所名、担当者名、受診費用、健診未実施項目、健診種目名、健診結果、健診受診日、健診機関名・所在地、指導内容、所見、医師・保健師名、疾病既往歴、家族既往歴
  • 共同利用者の範囲
    出版健康保険組合と適用事業所事業主
  • 共同利用目的
    出版健康保険組合と適用事業所事業主は、被保険者の健康診断結果を次の目的で取得、使用いたします。
    • 事業所においては、被保険者の健康状態の把握および職場における健康管理のため
    • 健保組合においては、被保険者の健康の保持増進、生活習慣病の改善のための保健指導・栄養指導
  • 個人情報の管理責任者
    • 出版健康保険組合個人情報取扱責任者
    • 当健保組合適用事業所事業主

高額医療給付に関する交付金交付事業について

出版健康保険組合と健康保険組合連合会は、健康保険法附則第2条に基づき「高額医療給付に関する交付金交付事業」を共同事業として実施し、保有する診療報酬明細書(調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という)の個人情報を、次のとおり共同で利用いたします。

  • 共同利用する個人情報の項目
    該当レセプトに係る次の個人情報
    記号・番号、氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記載した「交付金交付申請総括明細書」、およびレセプト(コピー)
  • 共同利用者の範囲
    出版健康保険組合と健康保険組合連合会
  • 共同利用目的
    当健保組合において高額な医療費が発生した際に、その費用を申請により健保連から助成金の交付を受けるために使用します。(高額医療費交付金の財源は、各健保組合が保険料として徴収する調整保険料から支出されます)
  • 個人情報の管理責任者
    • 出版健康保険組合個人情報取扱責任者
    • 健康保険組合連合会高額医療グループ
    • 業務委託先公益財団法人 日本生産本部 情報システム事業部

以上のとおり、共同事業の実施にあたりましては個人情報の重要性を認識し、適正な取り扱いに努めます。

PCサイト、携帯サイトにおける個人情報の取り扱いについて

クッキーについて

当サイトから保養施設の申し込みをする場合には、クッキーを利用します。クッキーとは、WEBサイトのサーバーが、ユーザーを識別するために送られるテキスト情報で、みなさんのお使いになっているパソコンに保存されることになります。当サイトの閲覧の利便性を向上させるためのものであり、特定の個人を特定するためのものではありません。

ログの収集について

当WEBサイト、携帯サイトでは、アクセス状況の把握のため、みなさんからのアクセスログの収集をおこなっています。このアクセスログでは、個人が特定されることはありません。ログの収集は、アクセス傾向などを解析し、今後のサイト運用の参考とするためのものであり、それ以外に利用することはありません。 また、携帯サイトへのアクセスが容易になるようPCサイトから携帯端末へ携帯サイトアドレスを転送できる仕組みをとっています。この際、携帯メールアカウントを収集しておりますが、この収集は、携帯サイトアドレスの転送についてのみ行われるのであって、それ以外の目的で利用するものではありません。

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